Erwartet werden Jan Basler (stellvertretender NFV-Direktor), Hans-Günther Kuers (NFV-Präsident), Christoph Beismann (NFV-Referent), Walter Kopf (Vorsitzender NFV-Kreis-Cuxhaven), Heiko Wiehn (stellvertretender Vorsitzender NFV-Kreis-Cuxhaven), Bernd Krauthoff (Vorsitzender des Hagener SV) sowie Dietmar Höveler (2. Vorsitzender FC Hagen/Uthlede). Die Runde wird komplettiert durch die Vorstandsmitglieder des FC Hagen/Uthlede mit Wilfried Roes (Leiter Herrenspielbetrieb), Norbert Rathjen (Leiter Jugendspielbetrieb), Heinrich Berndt (Kassenwart), Julian Berndt (Internetbeauftragter) und Joachim Korf (2. Beisitzer/Sponsoren).
Nach der Ankunft soll zunächst das Vereinsgelände besichtigt werden, bevor dann alle Beteiligten auf einen offenen und konstruktiven Meinungsaustausch hoffen. Beim Vereinsdialog soll ein engerer Kontakt zwischen dem Verband und der Basis entstehen. Das sieht der Masterplan des DFB mit der Maßnahme "Vereinsdialog" vor. So soll mehr Klarheit über Erwartungen, Zielstellungen und Herausforderungen der Vereine geschaffen werden. Beim Vereinsdialog steht der Verein daher klar im Mittelpunkt und soll die Gelegenheit erhalten, sich zu äußern und den Vertretern des Verbandes die nötigen Informationen mitgeben, damit der NFV seine Arbeit im Sinne des Vereins zielgerichtet umsetzen kann. Welche Probleme hat der Klub? Was läuft gut? Was läuft suboptimal? Was macht das Ehrenamt? Wie steht es um die Finanzen? Und vor allem: Wie kann der Verband helfen?